Verbreitung von Informationen im Unternehmen - 5 häufigste Fehler

Einige Wirtschaftsanalytiker vergleichen das Informationsnetz in Unternehmen mit dem Blutkreislauf des menschlichen Körpers. Es ist also nicht schwer, sich vorzustellen, was passiert, wenn wichtige Daten für das "Leben" des Unternehmens fehlerhaft übermittelt werden. Dies sind die häufigsten Fehler, die in Unternehmen vorkommen.

Heutzutage ist Information eines der grundlegenden Wirtschaftsgüter und eine der Quellen für die Schaffung von Wettbewerbsvorteilen. Deshalb ist es so wichtig, dass das Informationssystem des Unternehmens effizient und sicher funktioniert. Häufig sind die Mängel im Informationsfluss des Unternehmens die Ursache für eine geringere Produktivität der Mitarbeiter, was sich in geringeren Gewinnen für das Unternehmen niederschlägt. In einigen Situationen, wenn ein Unternehmen seine Aktivitäten auf den Informationstransfer stützt, können Fehler in dieser Hinsicht auch ein bedeutender Krisenfaktor sein.

1. inmitten von Informationen

Einer der Fehler, der in Organisationen häufig zu finden ist, ist das Fehlen einer ordnungsgemäßen Filterung von Dokumenten und Informationen, die die einzelnen Mitarbeiter erreichen. Ein solches Vorgehen hat eine Reihe negativer Folgen. Zunächst einmal muss der Mitarbeiter mehr Zeit und Energie aufwenden, um die Informationen zu sortieren und aus ihnen diejenigen auszuwählen, die für seine Position relevant sind. Zweitens steigt bei einer großen Menge von Nachrichten die Wahrscheinlichkeit, dass eine wichtige Nachricht versehentlich ausgelassen wird. Eine riesige Menge an Informationen auf einmal kann es auch schwierig machen, sich nach einer Weile in eine bestimmte, vielleicht entscheidende Botschaft "hineinzuversetzen" - Trotz des wachsenden Interesses an der Digitalisierung der Firmenkorrespondenz werden in Unternehmen die meisten Informationen und Dokumente immer noch in Papierform bereitgestellt. Die unangemessene Verwaltung der Informationsverbreitung ist einer der Gründe, warum in polnischen Unternehmen die Druckkosten bis zu 8% des Umsatzes ausmachen, während sie in der Welt 3 - 5% betragen. - sagt Łukasz Laskowski, Präsident von Ediko, einem Unternehmen, das sich auf Informationsmanagement in der Wirtschaft spezialisiert hat.

2. vor und zurück

Der Mangel an so genanntem Feedback, d.h. die fehlende Rückmeldung der Mitarbeiter über die erhaltene Nachricht, kann ebenfalls zu einem großen Problem für das Unternehmen werden. Der Grund dafür kann eine Organisationskultur sein, die Untergebene nicht zur Teilnahme an der internen Unternehmenskommunikation ermutigt. Dies ist ein schwerer Fehler, denn in einer solchen Situation erhält der Absender nicht viele wichtige Informationen, z.B. ob seine Botschaft klar und verständlich ist und ob der Mitarbeiter keine Einwände dagegen hat. Die Gewöhnung an die einseitige Kommunikation wird ein ernstes Problem sein, z.B. während einer Krise im Unternehmen, in der es wichtig ist, den Mitarbeitern klare und verständliche Informationen über die Aktivitäten und den aktuellen Stand des Unternehmens zukommen zu lassen. Dies ist heutzutage besonders wichtig, da dank der Macht von sozialen Netzwerken ein privater Mitarbeiter manchmal mehr Einfluss hat als ein ganzer stellvertretender Pressesprecher. Daher ist es wichtig, dass die Mitarbeiter gut informiert sind und nicht unwissentlich falsche Informationen verbreiten.

3. die Arbeiter in den Kommunikationskanal hinabgelassen...

Manchmal kommt es vor, dass das Unternehmen aus einem für die Untergebenen unbekannten Grund sehr an nur einer Form der Kommunikation festhält und nur über diese mit den Mitarbeitern kommuniziert. Dies ist nicht der richtige Ansatz. Die Diversifizierung von Informationen in verschiedene Kommunikationskanäle erleichtert es nicht nur, ihnen die richtige Wichtigkeit zuzuordnen, sondern auch, sie mit dringenden Informationen zur richtigen Zeit zu erreichen - ein modernes Unternehmen hat große Möglichkeiten, Wege der Informationszirkulation zu schaffen. Es ist wichtig, die Anzahl und Art der Kommunikationskanäle den Bedürfnissen anzupassen. Es ist unangemessen, dass ein Mitarbeiter sich mit einer Woche Verspätung über wichtige Informationen aus dem Newsletter des Unternehmens informiert - sagt Łukasz Laskowski. Eine angemessene Auswahl der Instrumente erhöht nicht nur die Effektivität der Kommunikation erheblich, sondern wirkt sich indirekt auch auf Aspekte wie die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter für das Unternehmen aus.

4. Sicherheit? Welche Sicherheit?

Eine wichtige Entscheidung bei der Schaffung eines Informationsnetzwerks für Unternehmen ist die Überlegung, welche Rolle das IT-System des Unternehmens darin spielen wird. Dies sind die Geräte, die sich an das globale Netzwerk anschließen und das so genannte Internet der Dinge (IoT) schaffen. Immer öfter werden sie mit der Überwachung und Steuerung von Unternehmensprozessen betraut - von der Überwachung von Maschinen der Schwerindustrie bis hin zur Prüfung von Firmendruckern. Der Hauptfehler liegt hier in der mangelnden Sicherheit dieser Daten oder gar im Versenden nach außen, z.B. in eine Netzwerk-Wolke. Dies ist nicht die Lösung, die ein Höchstmaß an Sicherheit garantiert, wie die Unternehmer selbst zugaben, die im "Vormetric Insider Threat Report 2015" das am wenigsten sichere Cloud-Modell für die Verwaltung von Unternehmensdaten gewählt haben. Trotzdem wissen nur wenige von ihnen, dass es im WAN/LAN des Unternehmens IoT-Geräte gibt, die nur innerhalb einer sicheren IT-Struktur Daten verarbeiten und dadurch das Risiko von Leckagen oder Einbrüchen deutlich verringern.

5. das "taube Telefon" des Unternehmens

Dieses Problem tritt vor allem in großen Unternehmen auf, in denen eine starre Bindung an den Unternehmenshierarchiebaum auffällt. In diesem System kommuniziert der Vorgesetzte nur mit seinem direkten Untergebenen, was bedeutet, dass er alle Ebenen des Unternehmens überwinden muss, bevor die Botschaft vom Vorstand an die regulären Mitarbeiter übermittelt wird. Dadurch verlängert sich die Zeit der Kommunikation erheblich, und der Inhalt solcher Informationen ist sehr oft ganz am Ende gegenüber dem Original stark verzerrt.

Die Verbreitung von Informationen innerhalb eines Unternehmens wird ein zentrales Thema sein, solange die Sammlung und Analyse von Daten über das "Sein oder Nichtsein" im Geschäftsleben entscheidet. Heute scheint alles darauf hinzuweisen, dass die Rolle eines effektiven Informationsmanagements im Unternehmen in den kommenden Jahren immer wichtiger werden wird, daher sollten die Fähigkeiten in diesem Bereich in die Kompetenz jedes Unternehmers einbezogen werden.